Miten sosiaaliseen mediaan ja sen käyttöön työpaikalla pitäisi suhtautua? Pitäisikö Facebook ja muut vastaavat palvelut kieltää työaikana?

Sosiaalinen media koskettaa jatkuvasti kasvavaa kansalaisten joukkoa. Laajenevan käytön mukana nämä uudet välineet tulevat väistämättä myös työpaikalle. Tarve työpaikan sosiaalisen median pelisäännöille kasvaa sosiaalisen median suosion mukana.

Sosiaalisen median yleisen merkityksen kasvu nostaa esiin uusia kysymyksiä

Työpaikan pelisääntöjen näkökulmasta esiin nousee monia uusia kysymyksiä, kuten

• Pitäisikö Facebookin ja muiden sosiaalisen median palveluiden käyttö työntantajan tietokoneella tai matkapuhelimella sallia vai kieltää?
• Pitäisikö sosiaalisen median palveluiden käyttö työaikana kieltää, vaikka käyttö tapahtuisi työntekijän omalla matkapuhelimella?
• Mitä työntekijöiden on soveliasta puhua työpaikkansa asioista Facebookissa?
• Onko soveliasta, että esimies lähettää alaiselleen kaverikutsun Facebookissa - tai päinvastoin?
• Millaisia tietoturva- tai liikesalaisuuksiin liittyviä riskejä sosiaaliseen mediaan sisältyy? Miten niitä voi hallita?
• Voisiko sosiaalisen median välineistä olla jotain hyötyä esimerkiksi työntekijöiden keskinäisessä viestinnässä?

Näihin ja muihin vastaaviin kysymyksiin vastaaminen on nyt ajankohtaista. Sosiaalinen media on muodostumassa kiinteäksi osaksi niin suuren työntekijäjoukon arkea, että yhteisten pelisääntöjen ja ohjeiden puuttuminen aiheuttaa epätietoisuutta ja nostaa tietoturvallisuuteen ja organisaatioiden digitaaliseen maineeseen liittyviä riskejä.

Sosiaalisen median täyskielto vai täysi vapaus - vai jotain siltä väliltä?

Sosiaalisen median palveluiden käytön täyskielto työpaikalla saattaa nopeasti arvioituna vaikuttaa jyrkältä, mutta samalla selkeältä ja mahdolliset riskit tehokkaimmin minimoivalta vaihtoehdolta. Toisen ääripään täydellinen vapaus epäilemättä huolestuttaa monia sekä työntekijöiden ajankäytön että tietoturvariskien näkökulmasta.

On hyvä muistaa, että vaihtoehtoja löytyy myös näiden ääripäiden välistä. Oikeiden näkökulmien huomioimiseksi ja omaan työyhteisöön parhaiten sopivan toimintamallin löytämiseen kannattaa käyttää hieman aikaa, sillä kyseessä ovat tehokkuuteen, tietoturvaan, organisaation maineeseen ja koko työyhteisön viihtyvyyteen vaikuttavat päätökset.

Sosiaalisen median pelisäännöt auttavat kohtaamaan uuden ilmiön hallitusti

Suositeltavinta on valita aktiivinen linja ja laatia sosiaalisen median käytölle työpaikan pelisäännöt mahdollisimman nopeasti. Selkeät pelisäännöt luovat kaikille työntekijöille yhteisen toimintamallin, jonka mukaan toimiminen vähentää tietoturvaan ja organisaation maineeseen liittyviä riskejä.

Ensimmäinen ohjeistus voi olla suhteellisen suppea ja kattaa ainoastaan keskeisimmät näkökohdat. Pelisääntöjä voi ajan mukana hioa sitä mukaa kun kokemusta sosiaalisen median vaikutuksista työyhteisön arkeen kertyy.